情報とコミュニケーションを一元化。
外注先との業務効率向上を実現した、
業務基盤システムの構築。

会社として業務効率化を進める中、社内業務の効率化への取り組みは進んでいたが、社外の関係者との連携業務の効率化については、改善に乗り出せていないことを、お客様は懸念していた。中でも、伸ばしていきたい事業のひとつである土地活用事業では、既存の業務プロセスから生じるさまざまな問題の解決が求められていた。「お客様との出会いは、富士フイルムBIジャパンが、webデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービス『kintone』を用いたシステム開発に、力を入れ始めた頃にさかのぼります。以来、弊社イベントへのご来場にはじまり、初期導入、さらなる有効活用のための情報提供を通じて、関係を育んでまいりました。そんな折、kintoneの利点を実感されていたシステム部門の方から、『今、現場からこんな課題が上がっているのだけれど、この商材で解決できないだろうか？』とご相談が寄せられました」と営業は振り返る。

この相談がきっかけとなり、今回の案件がスタートした。外注先とのやりとりにおける最たる課題は、納期管理と情報共有の方法が、メールか電話に限られているため、連絡漏れによる想定外の対応が生じてしまうこと。それに応じて発生する業務効率の低下も懸念されており、ミスの発生をいかに防いでいくかということも課題だった。外注先との間で行われている複数の業務において、コミュニケーションの一元化を図るべく、営業は、お客様の要望をもとに、kintoneを基盤とした新たな業務プロセスのイメージを組み立てていった。「今回、我々に託されたのは、お客様だけでなく、外部関係者の方にもお使いいただくことになるシステム構築のご提案です。この商材を長く専門に取り扱ってきましたが、これほど大規模な案件は初めてでした。お客様が期待されていることと、実際にご提供できることに食い違いが生じないよう、意識合わせを慎重に進めていきました」。

この案件を進める上で、SEが重きを置いたのは、「運用で回避するのではなく、可能なかぎり、システムで課題解決を実現すること」。その分だけ、システム処理は複雑になるが、より抜本的な業務効率化を図ることが可能になる。お客様も同じ考えを持っていたことが分かり、なお一層、その想いに寄り添えるよう、全力で取り組んだ。参画当初、プロジェクトマネージャーを兼任する先輩SEの作業支援を主に担っていたSEだが、現在は、スキルトランスファーを受け、自立して案件対応を実践するまでに成長を遂げている。「この案件を通じて、kintoneや付随するプラグインのスキルを習得することができ、先輩とのスムーズな作業分担や連携を図れるようになりました。今後も、お客様の課題を解決できるよう、努めていきたいと思います」。

土地活用事業において、新規集合住宅を建てるためには、土地買付、企画、設計・申請、建築の流れで業務が進められる。今回、課題解決を行ったのは、申請業務管理と呼ばれるこれら業務のひとつだったが、ここでの業績が評価され、企画や建築といった前後の業務工程に、kintoneが導入される運びとなった。包括的な導入に至った背景には、社内の部署間で抱えていた課題を解決したいというお客様の強い想いがあった。同一物件の情報を各部署で管理していたため、作業漏れによる遅延の発生、他部署への報告・連絡の負荷、工程表の作成・更新・連携の煩雑さ、紙文書の検索にかかる手間などの問題が生じており、外注先との連携と同様に、部署間でもシステム連携を図り、業務効率を向上させたいという意向があった。この成果は、お客様のさらなる信頼を獲得した証であり、SE、営業が三位一体となって、課題解決に対し、柔軟かつ真摯に向き合ってきた努力の賜物であるといえる。「お客様の会社では、現場の声を尊重し、それを業務改善に活かしていくという、改善意識の風土が醸成されていました。案件を進めるにあたっても、主体的に一緒になって考え、協力してくださるので、ありがたいかぎりです」。