STORY03

情報とコミュニケーションを一元化。
外注先との業務効率向上を実現した、
業務基盤システムの構築。

お客様を成功に導く懸け橋BRIDGE FOR INNOVATION

背景
土地活用事業において、外注先との業務効率を向上させる業務プロセスの構築が求められていた
お客様の課題
作業進捗や納期の管理、情報共有など、既存の業務プロセスによって生じたさまざまな問題の解消
富士フイルムBIジャパンの
解決策
クラウドサービスを用いて、複数の業務を紐づけ、情報とコミュニケーションを一元化した業務基盤を構築

総合住宅メーカーのお客様の課題は、土地活用事業における社外関係者との業務プロセスの改善。
定型化されていないコミュニケーションや情報共有のあり方を見直し、一元化することで、新たな業務基盤の構築を実現した。
これが発端となり、総合住宅建築の工程管理システムの構築も受託。外注先との業務効率化のみならず、社内の部署間の業務改善にも貢献している。

MEMBER

  • SYSTEM ENGINEER2018年入社

  • SOLUTION SALES2008年入社

たったひとつの相談から、
すべては始まった。

会社として業務効率化を進める中、社内業務の効率化への取り組みは進んでいたが、社外の関係者との連携業務の効率化については、改善に乗り出せていないことを、お客様は懸念していた。中でも、伸ばしていきたい事業のひとつである土地活用事業では、既存の業務プロセスから生じるさまざまな問題の解決が求められていた。「お客様との出会いは、富士フイルムBIジャパンが、webデータベース型の業務アプリ構築クラウドサービス『kintone』を用いたシステム開発に、力を入れ始めた頃にさかのぼります。以来、弊社イベントへのご来場にはじまり、初期導入、さらなる有効活用のための情報提供を通じて、関係を育んでまいりました。そんな折、kintoneの利点を実感されていたシステム部門の方から、『今、現場からこんな課題が上がっているのだけれど、この商材で解決できないだろうか?』とご相談が寄せられました」と営業は振り返る。

この相談がきっかけとなり、今回の案件がスタートした。外注先とのやりとりにおける最たる課題は、納期管理と情報共有の方法が、メールか電話に限られているため、連絡漏れによる想定外の対応が生じてしまうこと。それに応じて発生する業務効率の低下も懸念されており、ミスの発生をいかに防いでいくかということも課題だった。外注先との間で行われている複数の業務において、コミュニケーションの一元化を図るべく、営業は、お客様の要望をもとに、kintoneを基盤とした新たな業務プロセスのイメージを組み立てていった。「今回、我々に託されたのは、お客様だけでなく、外部関係者の方にもお使いいただくことになるシステム構築のご提案です。この商材を長く専門に取り扱ってきましたが、これほど大規模な案件は初めてでした。お客様が期待されていることと、実際にご提供できることに食い違いが生じないよう、意識合わせを慎重に進めていきました」。

システム構築の要は、好連携&お客様との
綿密なコミュニケーション。

営業は、イメージを可視化したデモの共有などを通じて、お客様との細やかな意思疎通を図りながら、検討を重ねていった。合意が取れた段階から、SEが商談に参画し、業務要件の詳細を確認すると同時に、具体的な提案に仕立てていった。ここで言うSEとは、今回のインタビューに登場するSEの先輩にあたる存在で、この商材に精通したエキスパートである。受注に至る段階までの提案活動を、営業と先輩SEが、あうんの呼吸で進めていく一方、当時、入社2年目の若手社員だったSEは、受注後のシステム構築・検討・検証を、先輩SEと共に担うことになった。「これを機に、kintoneにチャレンジしてみてはどうだろう?と、先輩からお声掛けいただきました。この商材を扱うこと自体、初めてでしたので、かつてない挑戦でしたが、一から勉強してワーキングに取り組みながら、システム要件定義のフェーズから参加するに至りました」。要件の整理から、実現可否の確認、そのファシリテーションまでを担ったSE側も、定例会議と並行して、毎日のようにリモート会議や電話会議を行い、お客様との綿密なコミュニケーションを大切にした。

今回構築したシステムは、kintoneを基盤に、お客様の要望に応じてさまざまなプラグインを活用したカスタマイズが行われている。kintoneのゲストスペースを、お客様と外注先のやりとりのプラットフォームとし、取り扱う住宅物件ごとの情報とコミュニケーションを一元化したことで、社内外の関係者間のやり取りやデータ連携がスムーズになった。大容量のデータも、安全・簡単に受け渡しが可能で、書類の格納と同時に、進捗が自動でメンテナンスされる実装で、メンテナンスの手間を軽減。さらに、通知リマインド機能を付加し、確認や工程の漏れ防止につなげた。

「要件を詰めていく中、お客様の要望のレベルも格段に上がっていきました。これほど広範な規模で、kintoneとプラグインを活用した事例は社内でも珍しく、最適解がない中、試行錯誤の連続でしたが、『できること、できないこと』を一つずつ紐解いていき、どうすればご要望を実現できるかを常に考えながら、検証を繰り返していきました」。kintoneについて、「定型化されていない他社とのコミュニケーションを行うのに、最も適した商材」と営業は言う。その利点を最大限に活かしながら、お客様の要望を叶えた業務基盤システムは、3人の好連携によって実現した。

信頼の獲得が、
さらなる案件の受託へとつながった。

この案件を進める上で、SEが重きを置いたのは、「運用で回避するのではなく、可能なかぎり、システムで課題解決を実現すること」。その分だけ、システム処理は複雑になるが、より抜本的な業務効率化を図ることが可能になる。お客様も同じ考えを持っていたことが分かり、なお一層、その想いに寄り添えるよう、全力で取り組んだ。参画当初、プロジェクトマネージャーを兼任する先輩SEの作業支援を主に担っていたSEだが、現在は、スキルトランスファーを受け、自立して案件対応を実践するまでに成長を遂げている。「この案件を通じて、kintoneや付随するプラグインのスキルを習得することができ、先輩とのスムーズな作業分担や連携を図れるようになりました。今後も、お客様の課題を解決できるよう、努めていきたいと思います」。

土地活用事業において、新規集合住宅を建てるためには、土地買付、企画、設計・申請、建築の流れで業務が進められる。今回、課題解決を行ったのは、申請業務管理と呼ばれるこれら業務のひとつだったが、ここでの業績が評価され、企画や建築といった前後の業務工程に、kintoneが導入される運びとなった。包括的な導入に至った背景には、社内の部署間で抱えていた課題を解決したいというお客様の強い想いがあった。同一物件の情報を各部署で管理していたため、作業漏れによる遅延の発生、他部署への報告・連絡の負荷、工程表の作成・更新・連携の煩雑さ、紙文書の検索にかかる手間などの問題が生じており、外注先との連携と同様に、部署間でもシステム連携を図り、業務効率を向上させたいという意向があった。この成果は、お客様のさらなる信頼を獲得した証であり、SE、営業が三位一体となって、課題解決に対し、柔軟かつ真摯に向き合ってきた努力の賜物であるといえる。「お客様の会社では、現場の声を尊重し、それを業務改善に活かしていくという、改善意識の風土が醸成されていました。案件を進めるにあたっても、主体的に一緒になって考え、協力してくださるので、ありがたいかぎりです」。

目標は、長期的なパートナーとして
貢献し続けること。

長期的なパートナーへと発展を遂げるべく受託した、土地活用事業へのkintone導入案件は、着々と進んでいる。複数の業務工程において、段階的にリリースを行っているため、全工程の効果が見られるのは少し先になるが、いち早く導入した設計・申請業務では、社内だけでなく、委託先との進捗管理やキャパシティ管理にも、kintoneがすでに活用されており、大きな改善効果が期待できるプロジェクトになることが予期されている。これと並行して、システム部門の担当者から、他部門の業務改善や全社のグループウェア移行などについても、相談が寄せられるようになり、数多くの追加案件が発生している。「お客様との関係性が強くなっていることを、日々実感しています。当初、外注先とのコミュニケーション改善ツールとしてkintoneを導入いただきましたが、部署間をシステム連携することで、お客様にとってなくてはならない社内の業務基盤へと進展させることができたと自負しております。今後も、さまざまな業務領域で、お役に立てる活動を継続していきたいと思っています」。