あらゆるドキュメントと社内システムの連携＆一元管理化を実現した、
統合デジタル基盤の構築。

多様な経営資源を結集した、新しい企業へと生まれ変わるべく、お客様は組織再編の大きな節目を迎えていた。物流事業におけるトータルな価値提供を通じて、個人、地域の顧客の利便性向上のみならず、法人顧客の経営を支援するパートナーとなるためには、現場第一線を担う営業担当者が、顧客にしっかり向き合う時間と接点を創出することが不可欠だった。そのための事務領域の重点施策として、業務プロセス改革を推進し、ひいては、インフラの強化を図ることが、最重要課題であった。目標は、管理・間接業務を標準化、効率化に取り組み、前年同期比で約4割の削減を達成すること。営業は、お客様の会社経営者との面談の場において、この課題を直々に示唆された。その背景には、10年以上前から、大切に関係性を育んできた経緯がある。経営層へのインタビューや現場視察を通じて、経営課題をはじめとする会社への理解を深め、時代と共に変化するお客様の課題に対して、さまざまな提案を行ってきた。今回、かつてない大規模な課題解決策の提案が託された根底には、長い年月の中で行われてきた活動があった。

2021年3月、本件の担当者との面談時には、「2022年1月から、改正・施行される電子帳簿保存法に即した文書管理システムを構築したい」という新たな要望を受けた。電子帳簿保存法とは、「紙での保存」が原則だった国税関係帳簿や書類を、一定の条件を満たせば、電子化して保存することを認める法律のことである。これまでにも時代の変化に応じて幾度となく法改正が行われてきたが、ここ数年、コロナ禍の影響やDX化の推進など、デジタル化が目まぐるしく進化する中、その要件が抜本的に見直されることになった。「これを機に、DX化を最優先とする業務プロセス改革を本格的に推進していきたいとのことで、改正される電子帳簿保存法への対応を含めて、ご提案を差し上げることになりました」と営業は振り返る。

今回の案件が始動したのは、2021年9月。「今すぐにでも、開発に着手して欲しい」というのが、お客様の意向だったが、最初の1ヶ月間は、提案内容をベースにした方針策定を実施し、取り組みの方向性や優先順位の合意形成を行った上で、本格的な開発に取り組むことで了承を得ていた。これは、お客様の期待に全力で応えるために、SEが最も重きを置いた点の一つだった。「大規模システムを短納期で構築していく上で、方針や各要件をなぜ選定したかについて、お客様に納得いただけるプロセスを効率的に行うためには、最初の段階で、しっかり合意を結んでおくことが重要だと考えました。また、お客様側のシステム会社やベンダー、我々側のSEや外部協力会社など、多数の関係者との連携体制を図る中で、齟齬を生まないためにも、あらゆる詳細について共通認識を持つことが大切です。営業とソリューション営業の助けを借りながら、お客様に、この時間を持つことの重要性をご理解いただくことができました」。

アプリケーション、インフラ基盤、データ移行、電子帳簿保存法と、多岐に渡る領域を短期間でまとめ上げたのち、2022年1月と3月に段階的リリースを行うことが決まった。第一優先は、電子帳簿保存法の改正に伴う初回リリースを遅滞なく実現すること。実質3ヶ月弱という極めて短い開発期間において、各領域のプロフェッショナルが集中的に対応する必要があることから、富士フイルムBIジャパン SEメンバー8名、業務委託5名による領域ごとのチームを編成し、SEはプロジェクトマネージャーとして、全体をまとめる役割を担った。とりわけ契約や品質など、お客様との間で異なるルールのもと、厳格に進める必要のある領域においては、綿密かつ迅速な対応を常に心がけた。一方、営業は、SE、ソリューション営業と密に連携を取りながら、調整と折衝に奔走した。通常、業務要件をもとに、具体的なソリューションが決まると、追加の検討事項が発生するケースは少ない。しかし、今回の案件は、大規模かつ短納期であることから、プロジェクトリスクが大きく、綿密なリスク計画を立てて対応した。それでも生じる事態については、営業、SE、ソリューション営業間で速やかに情報を共有する体制を敷き、適切な解決策を打てるようにした。