コロナ禍での休業要請に応えた事業者のために。
マルチクラウドで、自治体向け大規模電子申請システムを開発。

顧客から業務プロセスそのものを受託し、業務の企画・設計やシステムの導入、人員配置、そして業務の遂行までそのすべてを担うことで顧客の組織運営を支援していくBPO（Business Process Outsourcing）。大規模な業務効率化やコスト削減が実現できることからアウトソーシングの新たなスタイルとして大きな注目を浴びており、数多くの企業や自治体が導入を進めている。富士フイルムBIジャパンはこれまで、BPOにおけるシステム導入やDX化などのニーズに応えてきた。今回の案件は、BPO事業者から要請を受けたことに端を発する。プレセールスSEは、受注の経緯についてこのように語る。「新型コロナウィルスの感染拡大を受けて緊急事態宣言が発出され、各自治体が大規模商業施設や飲食店事業者に対して休業や営業時間短縮等の要請を行いました。事業者にとって、休業要請への協力は倒産リスクを高めることになってしまう。そこで自治体は休業要請に協力した事業者に対して、協力金を支給する事業を実施しました。この協力金事業を受託していたBPO事業者から要請を受け、電子申請システムの開発・運用を富士フイルムBIジャパンが担うことになったのです」。

BPO事業者が富士フイルムBIジャパンに白羽の矢を当てたのは、2016年から中央省庁向けに大規模電子申請システムを開発・運用していた実績を評価してのことだった。大きなハードルだったのは、そのときすでに協力金事業は4度実施されており、その際は他社が開発した電子申請システムが導入されていたこと。第5回協力金事業における電子申請システムの開発を受注した富士フイルムBIジャパンには、運用中の電子申請システムのデザインを踏襲することはもちろん、運用中システムの問題点をすべてクリアし、さらに完成度の高いシステムを作り上げていくことが求められていた。開発期間はわずか2ヶ月。富士フイルムBIジャパンは15名体制のプロジェクトを立ち上げ、本案件に臨んだ。

このように、あらゆる点においてこれまで経験したことのないイレギュラーな案件であったが、さらに想定外の出来事が起こった。その一つが、お客様からいただく課題・要望の膨大さである。1年単位で進めていく開発プロジェクトであっても、表面化する課題や変更要望は通常数十件程度。しかし今回の案件は2ヶ月という短納期ながら、百件を超える課題や変更要望が上がっていたのだ。「先に申し上げた通り、協力金事業は当社が受注した段階で複数回実施しており、これまでの協力金事業で使用した電子申請システムは他社が開発していました。そのため、運用中のシステムで出た課題や要望が、当然当社にも寄せられたのです」。すべての課題・要望を一つずつ順番に応えようとすると、到底納期が間に合わない。そこでプロジェクトマネージャーは、日々上がってくる課題・要望を整理し、カテゴライズ化することで解決していった。「似た要求や同じ要求が複数上がってくることも多く、お客様自身も課題を整理しきれていないことがわかりました。これらを当社がイニシアチブをとってマネジメントすることで集約でき、効率的に開発を進めることができました。中には難しい要望もありましたが、代替案を提示するなどして、すべての要望に応えていったのです」。短納期のため、開発においても適宜、開発行程を整理・取捨選択する必要があった。「15名体制で臨みましたが、それでも圧倒的に時間が不足していました。とはいえ、申請時に支給する協力金に1円のミスがあっても許されません。何が必要で何が不要なのか、即座に判断して行動に移す必要がありました」と、SEは振り返る。

こうして、全神経を集中させて電子申請システムの開発を進めていく中、ある連絡が入った。「緊急事態宣言が延長されたため、第6回協力金事業を実施することになった。次もぜひ開発をお願いしたい」。しかも納期は2週間と、さらに短縮された。お客様は「富士フイルムBIジャパンならできる」と期待して、指名してくれたのだろう。お客様が期待してくださる以上、協力金を必要とする事業者のためにも応えていこうと決断した。「2週間という短納期に応えるには、これまで以上の判断力と行動が求められました。私たち全員がそれこそ薄氷を踏む思いで、本案件を乗り切っていったのです」。